System zastąpił ręczne liczenie sprzętu

Placówki oświatowe zbierają informacje o swoich środkach trwałych średnio co roku. A jest co spisywać, bo w statystycznej dużej szkole jest to ponad 24 tys. sztuk wyposażenia a w przedszkolu do 1 tys. sztuk. W warszawskiej Pradze Południe mają lżej, bo w liczeniu pomaga system w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty.

Placówki oświatowe objęte działalnością Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty na terenie Pragi Południe to przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, licea, zespoły szkół i inne. Biuro zajmuje się ich obsługą finansowoksięgową, prowadzeniem sprawozdawczości finansowej, rzeczowej i statystycznej oraz koordynowaniem czynności inwentaryzacyjnych. Po co? Kierownictwo każdej placówki oświatowej jest odpowiedzialne za majątek trwały i ruchomy pozostający w jego gestii. Obowiązkowe, wynikające z przepisów spisy inwentaryzacyjne majątku odbywają się co cztery lata. Dokładna wiedza o stanie majątku daje osobom zarządzającym możliwość lepszego wykorzystania środków finansowych, wskazuje potrzeby zakupu, uzupełnienia, wymiany lub likwidacji majątku i wy¬posażenia jednostki. Informacje te są również niezbędne do wyceny w celu ubezpieczenia majątku placówki.

Dla potrzeb księgowych oraz bieżącego zarządzania majątkiem wskazane jest tworzenie przynajmniej corocznych raportów o środkach trwałych.

W DBFO wdrożono moduł Xpertis Środki Trwałe z możliwością pracy zdalnej operatorów w placówkach oświaty. Wszystkie placówki podłączone do systemu pracują na jednej bazie danych, z dostępem do własnych zbiorów. Wykorzystywana jest drukarka kodów kreskowych i kolektor danych, które współpracują z systemem Xpertis.Proces wdrażania objął w pierwszej fazie przeprowadzenie analizy potrzeb. Na jej podstawie opracowany został zakres i harmonogram prac. Wdrożenie systemu wraz ze szkoleniami dla pracowników w centrali DBFO trwało dwa dni. Podłączenie pojedynczej placówki oświatowej zajmowało dodatkowy czas.

Po otrzymaniu dokumentacji inwentaryzacyjnej, DBFO sprawdza dane i rozlicza, a ewentualne różnice wprowadza w postaci zbiorczej kwoty do systemu księgowego. Naliczana „ręcznie” roczna amortyzacja w oparciu o narzędzie takie jak Excel, mogła dawać nieprecyzyjne wyniki. Aby przyśpieszyć proces oraz zwiększyć spójność danych, podjęto decyzję o zakupie systemu z możliwością zdalnych dostępów dla poszczególnych placówek. Celem stworzenia wspólnej bazy danych było polepszenie kontroli DBFO nad ewidencją majątku placówek oraz uporządkowanie danych.

Główną korzyścią wdrożenia jest aktualna i pełna wiedza o majątku i wyposażeniu placówki, a także skrócenie i uproszczenie czasu ewidencji (bez wsparcia systemu, proces ewidencji przy maksymalnym zaangażowaniu pracowników szkoły, czy przedszkola trwał około 30 dni). Wyeliminowano konieczność prowadzenia ręcznego spisu na drukach. Dane są zbierane za pomocą kolektora, a każdy środek trwały jest oznaczony naklejką z kodem kreskowym. Początkowo obawy budziło ryzyko zrywania naklejek przez uczniów, jednak z czasem okazało się, że były to tylko nieliczne przypadki. Wprowadzanie systemu uporządkowało ewidencję danych. Jedna baza i digitalizacja informacji daje większe możliwości analityczne. Przechowywanie danych w jednym systemie umożliwia wykorzystanie informacji do dalszej obróbki, jeśli zachodzi taka potrzeba.

Rozwiązanie Xpertis uszczelniło kontrolę majątku. Wprowadzenie kodów kreskowych umożliwia ewidencję dowolnej ilości przedmiotów, nawet tych, które ze względu na swoją wartość nie są zaliczane do środków trwałych podlegających amortyzacji. Stworzenie uporządkowanej bazy danych wsparło pracę osób odpowiadających za ewidencję przy generowaniu raportów np. do GUS. System robi to automatycznie, a czas potrzebny na wygenerowanie analityki zabiera w zależności od zakresu od kilku sekund do kilku minut.

Digitalizacja zbierania i przetwarzania danych wyeliminowała konieczność sprawdzania pod względem rachunkowym np. przy naliczaniu amortyzacji. Pracownicy wiedzą, że dane dostarczone z systemu są wiarygodne, algorytmy przeliczające sprawdzone, zatem wynik jest pewny i nie wymaga audytu. W przypadku arkuszy Excel mogło dochodzić do zgubienia formuł, co skutkowało koniecznością szukania przyczyny. Uporząd¬kowane dane w systemie Xpertis mogą być wykorzystywane do dalszych analiz na potrzeby miasta związane z finansowaniem oświaty.

 

Podobał się artykuł? Podziel się!

 


KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.

ZOBACZ TAKŻE