Nowoczesne narzędzia zarządzania w wodzisławskim urzędzie

Wprowadzenie motywacyjnego systemu płacowego i klarownych ścieżek awansu dla pracowników, badane poziomu satysfakcji klientów, system zastępstw i szkoleń – to tylko niektóre ze zmian w Urzędzie Miasta w Wodzisławiu Śląskim, które będą wprowadzane w tym roku.
Nowoczesne narzędzia zarządzania w wodzisławskim urzędzie
Zmiany to efekt audytu personalnego przeprowadzonego na zlecenie wodzisławskiego samorządu przez niezależną firmę konsultingową.

- Audyt personalny to kolejny krok w kierunku poprawy usług naszego urzędu - podkreśla prezydent Wodzisławia Śląskiego Mieczysław Kieca. - Jego celem nie była redukcja zatrudnienia, zresztą wyniki audytu pokazały, ze nie jest to konieczne. Zależało nam natomiast na wyodrębnieniu tych sfer działalności urzędu, które mogą być udoskonalone, których poprawa wpłynie na usprawnienie obsługi mieszkańców.

Czytaj też:  Są problemy z definicją audytu i kontroli w administracji publicznej

Na zlecenie wodzisławskiego samorządu audyt prowadziła katowicka firma konsultingowa Grupa Gumułka. Jej wiceprezes Jarosław Piotrowski zaznacza, że wyniki audytu potwierdziły wiele mocnych stron urzędu.

- To na pewno jasność działań i nastawienie na klienta, który zastąpił dotychczasowego petenta. To zmiana, która obrazuje zmianę postaw pracowników urzędu. Docenić trzeba też brak istotnych przerostów w zatrudnieniu oraz podejmowanie przez władze miasta niełatwych decyzji, jak choćby włączenie w struktury urzędu Straży Miejskiej. Wszystko to sprawia, że jednostka nie stoi w miejscu, ale wychodzi naprzeciw dynamicznie zmieniającemu się otoczeniu - informuje Piotrowski.

W ramach audytu zbadano kompetencje, zakres obowiązków i jakość pracy wszystkich urzędników magistratu, zarówno kadry kierowniczej jak i szeregowych pracowników.

- W efekcie uzyskaliśmy czytelną informację, którzy pracownicy są maksymalne obciążenie pracą, a którym zakres zadań można jeszcze znaczącą poszerzyć. Dzięki audytowi wyselekcjonowaliśmy 24 najlepszych pracowników, dla których przygotujemy ścieżki pionowego i poziomego awansu - wylicza Mieczysław Kieca.

Audytorzy korzystali z różnych technik badawczych. Oprócz analizy dokumentów, indywidualnych rozmów z pracownikami i badania kwestionariuszowego, zastosowali również analizę porównawczą funkcjonowania i struktury urzędu w zestawieniu z urzędami z podobnych miast regionu.

To ostatnie narzędzie dało np. odpowiedź, jak kształtuje się wskaźnik zatrudnienia w wodzisławskim urzędzie. Jest on niższy od średniej zatrudnienia ze wszystkich miast i wynosi 3,29 etatu na 1000 mieszkańców (średnia dla wszystkich porównywalnych miast wyniosła 3,48).

Ważną częścią rekomendacji audytorów jest wprowadzenie systemu motywacyjnego w urzędzie.

- Będziemy dążyć do wprowadzenia badania satysfakcji klientów, narzędzia już dość powszechnego w sektorze firm, ale jeszcze stosunkowo mało rozpowszechnionego w samorządach - podkreśla prezydent Kieca.

- Pracownicy zostaną objęci systemem motywowania płacowego, w zależności od zakresu zadań i efektów ich pracy. Jeśli będą się wyróżniać, będą mogli liczyć na awans, zgodnie z opracowaną wczesnej ścieżką awansu zawodowego i programem sukcesji na stanowiskach pracy - dodaje.

Innym typem zaleceń pokontrolnych są te związane z jakością pracy i obsługi mieszkańców. W raporcie z audytu znalazły się sugestie dotyczące wygospodarowania w siedzibie urzędu pomieszczenia dla matek z dziećmi, a także do obsługi tych klientów, którzy nie chcą o swych problemach opowiadać przy innych.

 


KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.