Oprogramowanie ułatwi inwentaryzację w urzędach

Zbliżający się koniec roku to czas intensyfikacji prac w jednostkach administracji publicznej. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest wynikający z ustawy o rachunkowości obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji do ostatniego dnia roku obrotowego (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor).
Oprogramowanie ułatwi inwentaryzację w urzędach

W każdej jednostce administracji publicznej za terminowe wykonanie inwentaryzacji odpowiada jej kierownik. On też jest odpowiedzialny za stworzenie procedur dla danej jednostki i ich zgodność z ustawą o rachunkowości. Wypracowane procedury przeprowadzania inwentaryzacji powinny być zawarte w obowiązującej polityce rachunkowości danej jednostki. Ważne jest zatem dla osób zarządzających, aby wybór, spisanie i realizacja reguł inwentaryzacji były zgodne z ustawą. Jak więc wygląda prawidłowa inwentaryzacja?

Celem inwentaryzacji jest przedstawienie wyników finansowych danej jednostki. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą spisu z natury, potwierdzenia stanu sald oraz porównania zapisów w księgach z dokumentami. Wybór metody zależy przede wszystkim od rodzaju składników majątku. Inwentaryzacja prowadzona drogą spisu z natury obejmuje fundusze zgromadzone w kasie danej jednostki, wszelkiego rodzaju papiery wartościowe, środki trwałe, o ile dostęp do nich nie jest utrudniony, sprzęt ciężki w postaci maszyn i urządzeń zaliczany do środków trwałych w budynkach oraz rzeczowe składniki majątku obrotowego.

Wymienione części majątku należy zinwentaryzować w ciągu ostatniego kwartału każdego roku obrotowego i do 15 dnia następnego roku. W myśl prawa bilansowego i podatkowego spis z natury jest podstawowym i najważniejszym sposobem przeprowadzania inwentaryzacji. Jest to też metoda dowodowo niepodważalna. Spis z natury to nic innego jak porównanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów ze stanem ewidencyjnym. Weryfikacji stanu aktywów i pasywów należy dokonać na podstawie pełnej dokumentacji, do której zalicza się nie tylko księgi rachunkowe, ale też dowody źródłowe.

Co ważne, wskazane różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a wynikającym z zapisu w księgach rachunkowych jednostka administracji publicznej jest zobowiązana rozliczyć w księgach tego samego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Całość prac kończy się sporządzeniem protokołu uwzgledniającego stan sprzed sprawdzenia stanu aktywów i pasywów oraz stan po tej czynności wraz z wykazem różnic. Dzięki inwentaryzacji możliwe jest więc wskazanie rzeczywistego stanu rozrachunków. Karze podlega niedotrzymanie terminów wyznaczonych przez ustawodawcę w zakresie dokonania inwentaryzacji lub odstąpienie od dokonania inwentaryzacji.

W jednostkach administracji publicznej ze względu - między innymi - na liczbę składników podlegających spisowi coraz częściej stosuje się specjalistyczne systemy informatyczne ułatwiające dokonanie tej czynności. Opierają się one na znakowaniu wszystkich składników majątku etykietami z kodami kreskowymi, które są następnie sczytywane przy pomocy specjalnych urządzeń. Eliminuje to ręczne uzupełnianie formularzy spisowych, ułatwia także dalszą analizę zebranych danych.

Odpowiednie rozwiązania informatyczne do zarządzania majątkiem umożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji w krótszym czasie przy jednoczesnym angażowaniu mniejszej liczby osób. W przypadku instytucji publicznych ważna jest też możliwość dopasowania dostępnych na rynku programów do indywidualnych potrzeb jednostek administracyjnych. Oprogramowanie przede wszystkim ma tę przewagę nad tradycyjną metodą przeprowadzania inwentaryzacji, że umożliwia redukcję liczby pomyłek związanych z czynnikiem ludzkim . 

- Decydując się na nasze oprogramowanie większość jednostek administracji publicznej ceni sobie możliwość łatwego ewidencjonowania składników majątku, a w dalszej kolejności szybkiej i sprawnej inwentaryzacji przy wykorzystaniu kolektorów danych. Wdrażane przez nas technologie kodów kreskowych znacząco zmniejszają czaso- i pracochłonność inwentaryzacji, jednocześnie poprawiając rzetelność otrzymanych wyników. Ma to ogromne znaczenie dla jednostek administracji publicznej, które są poddawane częstym i wnikliwym kontrolom w tym zakresie - mówi Bartosz Sobolewski, Prezes Zarządu SmartMedia.

W związku z nadchodzącym końcem roku obrotowego warto zadbać o oprogramowanie, nie tylko ułatwiające przebieg ewidencji i inwentaryzacji, ale też upraszczające całościową kontrolę nad tym procesem.

Podobał się artykuł? Podziel się!

 


KOMENTARZE (1)ZOBACZ WSZYSTKIE

Na bolączki inwentaryzacji program szybkainwentaryzacja.pl/ i kody kreskowe. Czasy żmudnego wypełniania formularzy na szczęście już minęły.

jacek, 2014-12-12 21:39:52 odpowiedz

ZOBACZ WSZYSTKIE