PARTNER PORTALU
  • BGK

Oprogramowanie ułatwi inwentaryzację w urzędach

  • EM    9 grudnia 2013 - 12:10
Oprogramowanie ułatwi inwentaryzację w urzędach

Zbliżający się koniec roku to czas intensyfikacji prac w jednostkach administracji publicznej. Jedną z przyczyn takiego stanu rzeczy jest wynikający z ustawy o rachunkowości obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji do ostatniego dnia roku obrotowego (zgodnie z art. 26 ust. 1 uor).




W każdej jednostce administracji publicznej za terminowe wykonanie inwentaryzacji odpowiada jej kierownik. On też jest odpowiedzialny za stworzenie procedur dla danej jednostki i ich zgodność z ustawą o rachunkowości. Wypracowane procedury przeprowadzania inwentaryzacji powinny być zawarte w obowiązującej polityce rachunkowości danej jednostki. Ważne jest zatem dla osób zarządzających, aby wybór, spisanie i realizacja reguł inwentaryzacji były zgodne z ustawą. Jak więc wygląda prawidłowa inwentaryzacja?

Celem inwentaryzacji jest przedstawienie wyników finansowych danej jednostki. Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą spisu z natury, potwierdzenia stanu sald oraz porównania zapisów w księgach z dokumentami. Wybór metody zależy przede wszystkim od rodzaju składników majątku. Inwentaryzacja prowadzona drogą spisu z natury obejmuje fundusze zgromadzone w kasie danej jednostki, wszelkiego rodzaju papiery wartościowe, środki trwałe, o ile dostęp do nich nie jest utrudniony, sprzęt ciężki w postaci maszyn i urządzeń zaliczany do środków trwałych w budynkach oraz rzeczowe składniki majątku obrotowego.

Wymienione części majątku należy zinwentaryzować w ciągu ostatniego kwartału każdego roku obrotowego i do 15 dnia następnego roku. W myśl prawa bilansowego i podatkowego spis z natury jest podstawowym i najważniejszym sposobem przeprowadzania inwentaryzacji. Jest to też metoda dowodowo niepodważalna. Spis z natury to nic innego jak porównanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów ze stanem ewidencyjnym. Weryfikacji stanu aktywów i pasywów należy dokonać na podstawie pełnej dokumentacji, do której zalicza się nie tylko księgi rachunkowe, ale też dowody źródłowe.

Co ważne, wskazane różnice pomiędzy stanem rzeczywistym, a wynikającym z zapisu w księgach rachunkowych jednostka administracji publicznej jest zobowiązana rozliczyć w księgach tego samego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Całość prac kończy się sporządzeniem protokołu uwzgledniającego stan sprzed sprawdzenia stanu aktywów i pasywów oraz stan po tej czynności wraz z wykazem różnic. Dzięki inwentaryzacji możliwe jest więc wskazanie rzeczywistego stanu rozrachunków. Karze podlega niedotrzymanie terminów wyznaczonych przez ustawodawcę w zakresie dokonania inwentaryzacji lub odstąpienie od dokonania inwentaryzacji.

W jednostkach administracji publicznej ze względu - między innymi - na liczbę składników podlegających spisowi coraz częściej stosuje się specjalistyczne systemy informatyczne ułatwiające dokonanie tej czynności. Opierają się one na znakowaniu wszystkich składników majątku etykietami z kodami kreskowymi, które są następnie sczytywane przy pomocy specjalnych urządzeń. Eliminuje to ręczne uzupełnianie formularzy spisowych, ułatwia także dalszą analizę zebranych danych.

Odpowiednie rozwiązania informatyczne do zarządzania majątkiem umożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji w krótszym czasie przy jednoczesnym angażowaniu mniejszej liczby osób. W przypadku instytucji publicznych ważna jest też możliwość dopasowania dostępnych na rynku programów do indywidualnych potrzeb jednostek administracyjnych. Oprogramowanie przede wszystkim ma tę przewagę nad tradycyjną metodą przeprowadzania inwentaryzacji, że umożliwia redukcję liczby pomyłek związanych z czynnikiem ludzkim . 

- Decydując się na nasze oprogramowanie większość jednostek administracji publicznej ceni sobie możliwość łatwego ewidencjonowania składników majątku, a w dalszej kolejności szybkiej i sprawnej inwentaryzacji przy wykorzystaniu kolektorów danych. Wdrażane przez nas technologie kodów kreskowych znacząco zmniejszają czaso- i pracochłonność inwentaryzacji, jednocześnie poprawiając rzetelność otrzymanych wyników. Ma to ogromne znaczenie dla jednostek administracji publicznej, które są poddawane częstym i wnikliwym kontrolom w tym zakresie - mówi Bartosz Sobolewski, Prezes Zarządu SmartMedia.

W związku z nadchodzącym końcem roku obrotowego warto zadbać o oprogramowanie, nie tylko ułatwiające przebieg ewidencji i inwentaryzacji, ale też upraszczające całościową kontrolę nad tym procesem.

Facebook Podobał się artykuł? Podziel się!




REKLAMA




×
KOMENTARZE (1)

  • jacek, 2014-12-12 21:39:52

    Na bolączki inwentaryzacji program szybkainwentaryzacja.pl/ i kody kreskowe. Czasy żmudnego wypełniania formularzy na szczęście już minęły.

Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.