Pomysły na poprawę pracy urzędów

Doświadczenia Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach mają być pomocne w poprawie pracy innych urzędów w Polsce.
Pomysły na poprawę pracy urzędów

Połączenie obsługi wielu instytucji administracji wojewódzkiej w Centrum Usług Wspólnych, udogodnienia dla klientów urzędu i systematyczna ocena urzędników – to niektóre pomysły, które wdrożył lub chce zrealizować Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach.

Czytaj też: Dla resortu administracji i cyfryzacji sprawy samorządu są kluczowe

W niedawnym wywiadzie dla „Polityki” mówił o tym szef nowego resortu administracji i cyfryzacji Michał Boni, kładąc nacisk na poprawę jakości usług państwa. Boni przywołał przy tym – jako wartą upowszechnienia – metodologię wypracowaną na Śląsku.

Jak powiedział wojewoda śląski Zygmunt Łukaszczyk, podstawą wprowadzonych w Katowicach (zabierz głos/oceń prezydenta) działań była szczegółowa analiza relacji między klientem a urzędem. Na tej podstawie m.in. usprawniono obsługę klienta i unowocześniono pracę biura paszportowego. Kolejkę w nim można rezerwować przez internet. W przyszłości obywatele mogliby też np. dostawać e-maile czy smsy z przypomnieniem, że kończy się ważność ich paszportu.

Innym pomysłem jest projekt mobilnego biura, adresowanego do osób niepełnosprawnych, albo w bardzo podeszłym wieku. Wojewoda chciałby, aby to urzędnicy jeździli do takich osób, załatwiając ich sprawy w domach.

W ocenie Łukaszczyka, poprawa zadowolenia obywateli załatwiających sprawy w urzędzie powinna być priorytetem administracji. Szukając oszczędności w jej działaniu wojewoda proponuje stworzenie Centrum Usług Wspólnych dla całej, powiązanej ze sobą administracji w regionie. Chodzi m.in. o podległe wojewodzie służby, jak wojewódzki inspektor sanitarny, lekarz weterynarii, inspektor farmacji, inspektor nadzoru budowlanego, inspektor handlu itd.

„Dotąd cała ta administracja miała własne służby, często rozbudowane: księgowość, kadry, obsługę prawną, zamówienia publiczne, informacje niejawne – to cała masa urzędników. W tej masie gros zajmuje się stroną zupełnie niemerytoryczną, czyli jest to tzw. obsługa” – tłumaczył Łukaszczyk.

Dodał, że realizacja tego pomysłu już się rozpoczęła. Wojewoda przejął np. z tych instytucji kancelarie tajne i informacje niejawne. „Często w takich inspekcjach przychodzi np. jeden dokument niejawny w ciągu roku, ale cała buchalteria musi być – kancelaria tajna, przeszkolony pracownik. Ile wtedy kosztuje taki jeden dokument rocznie? Zebrałem to i utworzyłem jedną wspólną kancelarię w urzędzie wojewódzkim” – powiedział wojewoda.

Wprowadzono także wspólne przetargi dla tych inspekcji – centralne zaopatrzenie w papier, wspólne rozwiązania w zakresie sprzątania, ochrony czy transportu. „Chcemy pójść jeszcze dalej, by w Centrum Usług Wspólnych znalazły się także np. kadry i wspólna platforma obsługi finansowo-księgowej” – zadeklarował.

Inny przykład to łączenie powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego np. w miastach, które są siedzibą powiatu grodzkiego i ziemskiego.

W Śląskim Urzędzie Wojewódzkim wdrożono także system systematycznej oceny pracy urzędników. Dyrektorzy i ich zastępcy podlegają ocenie zewnętrznych audytorów. „Wypracowaliśmy już m.in. system zarządzania relacjami z klientami urzędu, wykaz tych klientów oraz wspólną metodę oceny doskonalenia organizacji – poprzez samoocenę. Powstała też elektroniczna platforma pracy i metoda zarządzania projektami” – wyliczał Łukaszczyk.

 

Podobał się artykuł? Podziel się!

 


KOMENTARZE (3)ZOBACZ WSZYSTKIE

to trochę nieładne w stosunku do innych urzędów - mogą uznać, że ich praca jest niezadawalająca i chyba tak jest.

Alutka, 2011-12-04 21:13:55 odpowiedz

Tak,jak dotychczas,prawdaż? Ludzie są zbyt taktowni,prawdaz?Zbyt wielki szacunek...

Głupek, 2011-12-04 21:03:53 odpowiedz

Na pewno pojawią się jakieś pomysły na poprawę pracy wszystkich urzędów.

Maxfax, 2011-12-04 20:58:39 odpowiedz

ZOBACZ WSZYSTKIE