RIO, inwentaryzacja mienia: najczęściej popełniane błędy

• Inwentaryzacja składników mienia okazuje się niezwykle trudnym wyzwaniem dla jednostek samorządowych – wynika z kontroli RIO.
• Mimo wykrycia wielu nieprawidłowości, ocena Krajowej Rady RIO odnosząca się przede wszystkim do wypełnienia obowiązku objęcia inwentaryzacją składników majątku, przestrzegania i rozliczania wyników inwentaryzacji, była jednak na ogół pozytywna.
RIO, inwentaryzacja mienia: najczęściej popełniane błędy
Jak przypomina RIO prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja umożliwia doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym. (fot.vat.pl)

Regionalne Izby Obrachunkowe, na podstawie decyzji Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych przeprowadziły w 2015 r. w samorządowych jednostkach organizacyjnych koordynowaną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie inwentaryzacji składników mienia.

Do kontroli wytypowano 88 jednostek samorządu terytorialnego (ich urzędy), z tego: trzy województwa samorządowe, czternaście powiatów, pięć miast na prawach powiatu, szesnaście gmin miejskich, dwadzieścia cztery gminy miejsko-wiejskie i dwadzieścia sześć gmin wiejskich (statystycznie co najmniej pięć z każdego województwa).

Jak przypomina RIO prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja umożliwia doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym (weryfikację wiarygodności danych zgromadzonych w systemie rachunkowości), a tym samym zapewnia rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego oraz umożliwia rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Nieprawidłowości dotyczące gospodarowania mieniem dotyczyły najczęściej nadawania środkom trwałym numerów inwentarzowych w sposób niepozwalający na właściwą identyfikację spisywanego składnika inwentarza (fot.magazynier.pl)
Nieprawidłowości dotyczące gospodarowania mieniem dotyczyły najczęściej nadawania środkom trwałym numerów inwentarzowych w sposób niepozwalający na właściwą identyfikację spisywanego składnika inwentarza (fot.magazynier.pl)

Inwentaryzacja jest instrumentem kontroli zarządczej, a rzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji — podstawowym mechanizmem kontrolnym – przypomina Izba.

Zaniechanie przeprowadzania lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie jej w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Jak dodaje RIO sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jest procesem długotrwałym, a jego końcowym efektem jest ujęcie ewentualnych różnic w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. RIO przyznaje, że zapisy w księgach rachunkowych dotyczące stanu majątku jednostki mogą znacznie różnić się od stanu rzeczywistego wykazanego w czasie inwentaryzacji.

Problemy z inwentaryzacją

Najwięcej problemów ze wszystkich metod inwentaryzacji stwarza JST spis z natury, jest najbardziej czasochłonny, angażuje wiele osób w jednostce, dotyczy aktywów o znacznej wartości. Izba podkreśla, że najważniejszym aspektem praktycznym rozliczania spisu z natury jest zapewnienie jego sprawnego przebiegu, w tym wyznaczenie sztywnych terminów, w których powinien być rozliczony przez komisję inwentaryzacyjną, a także terminu, w którym rozliczenie to powinno być zatwierdzone przez kierownika jednostki.

Zgodnie art. 26 uor jednostka jest zobligowana do przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich pozycji aktywów i pasywów.

Jeżeli dana pozycja ujęta w księgach rachunkowych nie została zinwentaryzowana drogą spisu z natury lub drogą otrzymania potwierdzeń od banków i kontrahentów, powinna podlegać inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją jej wartości.

Błędy JST

Jak wylicza RIO wiele jednostek w czasie rocznych inwentaryzacji pomija inwentaryzację drogą weryfikacji (o czym świadczyć może brak jej udokumentowania lub zastosowanie niewłaściwej metody) lub znacznie ją upraszcza, co jest błędem mającym duży wpływ na realność wykazanych w bilansie aktywów i pasywów.

 


KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.

ZOBACZ TAKŻE