PARTNER PORTALU
  • BGK

Samorządy mogą obniżyć koszty obsługi korespondencji

  • bad    28 stycznia 2016 - 15:36
Samorządy mogą obniżyć koszty obsługi korespondencji
Samorządy tworzą korespondencję sporych rozmiarów: wezwania do zapłaty, faktury, zestawienia usług. (fot.: pixabay)

• Samorządy mogą znacznie obniżyć koszty korespondencji.
• Rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznych firm, tzw. lettershopów.
• JST wysyłająca 50 listów dziennie oszczędzi kilkanaście tysięcy złotych rocznie.




Administracja publiczna jest największym nadawcą tradycyjnej papierowej korespondencji. W wielu przypadkach zobowiązują ją do tego przepisy, poza tym ta forma komunikacji z obywatelami nie tworzy barier związanych z dostępem do internetu czy umiejętnością obsługi komputera. Wadami takiego rozwiązania są przede wszystkim pracochłonność związana z jej obsługą, a co za tym idzie – koszty.

Z tego typu problemem borykają się także samorządy czy spółki samorządowe. Tworzą one korespondencję sporych rozmiarów: wezwania do zapłaty, faktury, zestawienia usług i inne dokumenty.

- Samorządy muszą dziś szukać oszczędności w obszarze kosztów administracyjnych. Na przykład w celu obniżenia wydatków na korespondencję wiele z nich zrezygnowało częściowo z usług poczty na rzecz własnych gońców. Wiemy też, że na rynku dostępne są już technologie, które umożliwiają nadanie w jeden dzień więcej listów niż pracownik jest w stanie przygotować w miesiąc, oszczędzając przy tym nie tylko czas, ale i pieniądze zleceniodawcy – mówi Przemysław Litwiniuk, przewodniczący Sejmiku Województwa Lubelskiego.

Jak zauważa Litwiniuk duzi nadawcy korespondencji masowej jak np. ubezpieczyciele, banki czy operatorzy telekomunikacyjni, korzystają z oferty zewnętrznych firm zajmujących się profesjonalną produkcją i wysyłką listów, tzw. lettershopów. – Myślę, że warto, żeby rozwiązaniu temu przyjrzały się większe jednostki samorządu terytorialnego i urzędy administracji publicznej – dodaje Przemysław Litwiniuk.

W jaki sposób urząd może zaoszczędzić zlecając produkcję korespondencji zewnętrznej firmie? - Profesjonalny lettershop, czyli firma produkująca tradycyjną korespondencje papierową, posiada nowoczesny park maszynowy, m.in. wydajne wysokonakładowe drukarki, które w godzinę są w stanie wydrukować kilkadziesiąt tysięcy stron A4, urządzenia do automatycznego pakowania i adresowania korespondencji - mówi Piotr Rogut, wiceprezes Emerson Direct Communication. - Dzięki nim proces przygotowania np. 10 tys. wezwań do zapłaty podatku, trwa dosłownie godziny, a przy tym nadawca dostanie szczegółowy raport z wykonanej usługi – dodaje Rogut.

Zlecenie obsługi korespondencji profesjonalnej firmie generuje oszczędności w dwóch obszarach. Pierwszy, to niższy koszt jednostkowy wysyłki, druga oszczędność, to odzyskany czas pracowników, którzy zamiast zajmować się wkładaniem setek listów do kopert mogą zająć się ważniejszymi zadaniami.

- Szacujemy, że nadawca, który nadaje zaledwie tysiąc listów miesięcznie, czyli średnio 50 listów w każdy dzień roboczy, rocznie może zaoszczędzić blisko 17 tys. zł. W czasach bardzo napiętych budżetów samorządowych, to niebagatelne oszczędności – podsumowuje Piotr Rogut.

Facebook Podobał się artykuł? Podziel się!




REKLAMA




×
KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.

Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.