Samorządy mogą obniżyć koszty obsługi korespondencji

• Samorządy mogą znacznie obniżyć koszty korespondencji.
• Rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznych firm, tzw. lettershopów.
• JST wysyłająca 50 listów dziennie oszczędzi kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
Samorządy mogą obniżyć koszty obsługi korespondencji
Samorządy tworzą korespondencję sporych rozmiarów: wezwania do zapłaty, faktury, zestawienia usług. (fot.: pixabay)

Administracja publiczna jest największym nadawcą tradycyjnej papierowej korespondencji. W wielu przypadkach zobowiązują ją do tego przepisy, poza tym ta forma komunikacji z obywatelami nie tworzy barier związanych z dostępem do internetu czy umiejętnością obsługi komputera. Wadami takiego rozwiązania są przede wszystkim pracochłonność związana z jej obsługą, a co za tym idzie – koszty.

Z tego typu problemem borykają się także samorządy czy spółki samorządowe. Tworzą one korespondencję sporych rozmiarów: wezwania do zapłaty, faktury, zestawienia usług i inne dokumenty.

- Samorządy muszą dziś szukać oszczędności w obszarze kosztów administracyjnych. Na przykład w celu obniżenia wydatków na korespondencję wiele z nich zrezygnowało częściowo z usług poczty na rzecz własnych gońców. Wiemy też, że na rynku dostępne są już technologie, które umożliwiają nadanie w jeden dzień więcej listów niż pracownik jest w stanie przygotować w miesiąc, oszczędzając przy tym nie tylko czas, ale i pieniądze zleceniodawcy – mówi Przemysław Litwiniuk, przewodniczący Sejmiku Województwa Lubelskiego.

Jak zauważa Litwiniuk duzi nadawcy korespondencji masowej jak np. ubezpieczyciele, banki czy operatorzy telekomunikacyjni, korzystają z oferty zewnętrznych firm zajmujących się profesjonalną produkcją i wysyłką listów, tzw. lettershopów. – Myślę, że warto, żeby rozwiązaniu temu przyjrzały się większe jednostki samorządu terytorialnego i urzędy administracji publicznej – dodaje Przemysław Litwiniuk.

Administracja publiczna jest największym nadawcą tradycyjnej papierowej korespondencji (fot.: pixabay)
Administracja publiczna jest największym nadawcą tradycyjnej papierowej korespondencji (fot.: pixabay)

W jaki sposób urząd może zaoszczędzić zlecając produkcję korespondencji zewnętrznej firmie? - Profesjonalny lettershop, czyli firma produkująca tradycyjną korespondencje papierową, posiada nowoczesny park maszynowy, m.in. wydajne wysokonakładowe drukarki, które w godzinę są w stanie wydrukować kilkadziesiąt tysięcy stron A4, urządzenia do automatycznego pakowania i adresowania korespondencji - mówi Piotr Rogut, wiceprezes Emerson Direct Communication. - Dzięki nim proces przygotowania np. 10 tys. wezwań do zapłaty podatku, trwa dosłownie godziny, a przy tym nadawca dostanie szczegółowy raport z wykonanej usługi – dodaje Rogut.

Zlecenie obsługi korespondencji profesjonalnej firmie generuje oszczędności w dwóch obszarach. Pierwszy, to niższy koszt jednostkowy wysyłki, druga oszczędność, to odzyskany czas pracowników, którzy zamiast zajmować się wkładaniem setek listów do kopert mogą zająć się ważniejszymi zadaniami.

- Szacujemy, że nadawca, który nadaje zaledwie tysiąc listów miesięcznie, czyli średnio 50 listów w każdy dzień roboczy, rocznie może zaoszczędzić blisko 17 tys. zł. W czasach bardzo napiętych budżetów samorządowych, to niebagatelne oszczędności – podsumowuje Piotr Rogut.

Podobał się artykuł? Podziel się!

 


KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.

ZOBACZ TAKŻE

PARTNER SERWISU