E-administracja i Źródło: urzędy stanu cywilnego bardzo na bakier z informatyzacją

  • Michał Nowak
  • 18-10-2016
  • drukuj
- Na 500 zbadanych urzędów stanu cywilnego, ponad 90 proc. z nich dalej korzysta z obiegu dokumentów w formie papierowej. Urzędnicy często pracują na źle dobranych systemach informatycznych, sami też niejednokrotnie nie czują korzyści z możliwości wykorzystywania systemów informatycznych – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli, członek Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych.
E-administracja i Źródło: urzędy stanu cywilnego bardzo na bakier z informatyzacją
W wielu urzędach po wprowadzeniu systemu informatycznego nikt nie monitoruje jego efektów (fot. pixabay)

Rząd przyjął program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa. Z badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji w lipcu tego roku wynika, że poziom informatyzacji w administracji publicznej w Polsce wciąż mocno kuleje, szczególnie w samorządach. Komu więc brakuje dobrej woli, żeby to się zmieniło?

Sławomir Wojciechowski: – Lansowane dzisiaj hasło „e-administracji” wymaga redefinicji, ale już na poziomie samego tworzenia prawa. Posłużę się przykładem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – ustawa jest z 1960 roku i była nowelizowana wielokrotnie. Jednak u jej podstaw leży sposób prowadzenia postępowań administracyjnych tylko na podstawie nośnika, jakim jest papier. I nagle został w to wpompowany mechanizm komunikacji obywatela przy użyciu dokumentów elektronicznych. Trudno jest to powiązać, gdy część spraw załatwia się elektronicznie, a część papierowo.

Jaki jest więc odsetek załatwiania spraw przy użyciu narzędzi informatycznych na przykładzie Urzędu Stanu Cywilnego?

– Sprawdziliśmy to w raporcie, który przeprowadziliśmy jako Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Pozarządowych. W raporcie podjęliśmy się tematu zbadania aktualnej sytuacji Urzędów Stanu Cywilnego w Polsce. Zbadaliśmy m.in. aspekt informatyzacji – w sensie realizacji poszczególnych zadań wynikających z procesów rejestracji stanu cywilnego, jak i wymiany informacji na linii urzędnik-klient i zarządzania informacją w sensie wewnętrznym. Narzędziem do tego służącym jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), który jest powszechny i wynika z tzw. instrukcji kancelaryjnej. W badaniu, poprzez pytanie, jaki jest odsetek wykorzystania EZD, chcieliśmy sprawdzić stan zaawansowania idei e-administracji w urzędach stanu cywilnego. Udział w badaniu wzięło prawie 500 urzędów w Polsce. Okazało się, że wśród nich około 91 procent nadal korzysta z obiegu dokumentów w tradycyjnej formie papierowej, a informatyzacja jedynie wspiera ten obieg. Na usprawiedliwienie trzeba powiedzieć, że po części wynika to z tego, że nie są spełnione warunki interoperacyjności, czyli nie ma możliwości wymiany informacji między systemem dziedzinowym, służącym do obsługi procesów rejestracji stanu cywilnego, a systemem EZD. Inny aspekt to mentalność ludzi, którzy nie czują korzyści z możliwości wykorzystywania systemów informatycznych do zarządzania informacją.

Trudno przekonać urzędników do pracy w innym trybie niż analogowy?

– Bardzo ważne, aby przed wdrożeniem jakichkolwiek nowych rozwiązań w urzędach, zastanowić się najpierw, jakie mają one nieść ze sobą cele. W ubiegłym roku weszła w życie zupełnie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego, która pod kątem prawnym, ale też informatycznym, całkowicie zrewolucjonizowała procesy rejestracji stanu cywilnego w Polsce. Przerabialiśmy to w marcu 2015 roku w naszym USC. Początkowo w urzędzie bardzo duży stopień prowadzenia spraw był scedowany na obywatela. Żeby cokolwiek uzyskać z urzędu, najczęściej musiał przedłożyć plik dokumentów, które urzędnik później weryfikował. U nas zostało to odwrócone i ciężar spraw został scedowany na organ prowadzący, czyli urzędnika. Za tym poszły rozwiązania w procesie komunikacji i pozyskiwania informacji. Przed wprowadzeniem w życie tych zmian mnóstwo pracowników manifestowało niezadowolenie, że temu nie podołają. Ale po niespełna roku, gdy weryfikowaliśmy efekty wprowadzenia tych zmian, wszyscy już chwalili takie rozwiązanie – zarówno urzędnicy, jak i obywatele. To też pokazuje, że informatyzacja nie może się sprowadzać jedynie do zakupu sprzętu i oprogramowania, choć niestety często tak się dzieje. Mało kto po roku weryfikuje, czy koszt funkcjonowania danego wydziału czy realizacji poszczególnych spraw zmniejszył się, zwiększył się czy jest na tym samym poziomie. Stały monitoring to niezwykle istotna rzecz.

 


KOMENTARZE (1)ZOBACZ WSZYSTKIE

...na papierze? Bo gdyby można to był załatwić przez e-administrację, to wiele urzędniczych stanowisk utraciłoby rację swojego istnienia. Mały sabotaż? Kto wie? Kto wie? Jakież tam są przerosty! Oczywiście wszyscy są zapracowani. Mimo komputerów na każdym stanowisku.

jancz, 2016-10-18 15:08:39 odpowiedz

ZOBACZ WSZYSTKIE


ZOBACZ TAKŻE