Inwentaryzacja w urzędzie nie musi być udręką

• Podobnie jak przedsiębiorstwa, także jednostki administracji publicznej zobowiązane są cyklicznie przeprowadzać czynności inwentaryzacyjne.
• To nielubiane przez urzędników czynności z powodu swej czasochłonności i konieczności wypełniania startów dokumentów zgodnie z procedurami.
• Jak więc znakować, a potem zliczać majątek, by uniknąć chaosu organizacyjnego?
Inwentaryzacja w urzędzie nie musi być udręką
Ilość czynności biurokratycznych potrzebnych, by w ogóle inwentaryzację rozpocząć, przyprawiłaby o zawrót głowy niejednego Kowalskiego (fot. Fotolia)

Ilość czynności biurokratycznych potrzebnych, by w ogóle inwentaryzację rozpocząć, przyprawiłaby o zawrót głowy niejednego Kowalskiego. Do gąszczu procedur dochodzi kwestia ilości i rozłożenia składników majątkowych na różne pomieszczenia i budynki oraz ilość osób odpowiedzialnych za liczenie środków trwałych.

Automatyzacja dzięki kodom

W zakresie procesów inwentaryzacyjnych urzędnikom przychodzą dziś z pomocą nowe technologie.

Znakowanie majątku etykietami i tagami RFID to sposób na automatyzację procesu inwentaryzacji w jednostce publicznej. Sposób działania technologii RFID (Radio Frequency Identification) jest stosunkowo prosty: do przedmiotów przyczepione są specjalne urządzenia zdawczo-odbiorcze, czyli właśnie tagi lub znaczniki, które zawierają układy elektroniczne z zakodowanymi danymi i anteną odbiorczo-nadawczą. Zapis i odczyt danych odbywa się z pomocą fal radiowych przy użyciu czytnika RFID wraz z anteną. Znakowanie środków trwałych tagami RFID zapobiega niemożliwości odczytania numeru inwentarzowego, powstałej np. w wyniku uszkodzenia tradycyjnego oznaczenia.

Wdrożenie specjalistycznego programu komputerowego w połączeniu ze znakowaniem majątku kodami kreskowymi lub etykietami i chipami RFID to, zdaniem ekspertów, oszczędność czasu potrzebnego do ewidencji środków trwałych rzędu 90 proc.

- Etykiety kodów kreskowych i tagi RFID to, dzięki wykorzystaniu czytnika mobilnego, błyskawiczny odczyt numerów inwentarzowych, niemożliwy do uzyskania tradycyjnymi metodami inwentaryzacyjnymi – mówi Jacek Krywult, prezes PWSK, firmy inżynieryjnej, projektującej i wdrażającej technologie RFID w biznesie i administracji publicznej. - Ponadto, odczytane dane bez problemu prześlemy do zintegrowanego z czytnikiem oprogramowania komputerowego do inwentaryzacji. W ten sposób pozbywamy się żmudnego przepisywania arkuszy inwentaryzacyjnych do Excela, a co więcej – oprogramowanie inwentaryzacyjne pozwala na automatyczne generowanie różnorodnych raportów potrzebnych do rozliczeń finansowo-księgowych – dodaje.

Czytnik jak w sklepie

Istotny jest również fakt, iż w znacznikach RFID można zakodować dużą ilość danych, które odczytywane są przez program do inwentaryzacji odpowiednio z nimi zintegrowany. Ponadto, istnieje tak duża różnorodność tagów RFID, że praktycznie można nimi oznakować wszystkie środki trwałe, jakie posiada administracja publiczna i co ważne, oznaczenie jest unikalne i nie do podrobienia.

Wdrożenie programu komputerowego do szybkiej inwentaryzacji w urzędzie to także możliwość połączenia w jednym systemie tradycyjnych numerów inwentarzowych, etykiet kodów kreskowych i technologii RFID.

- Taka automatyzacja znacznie ułatwia pracę urzędników, a w konsekwencji podnosi wydajność całej jednostki administracyjnej. Współczesność wymusza na miastach i gminach rywalizację względem konkurencyjności – dokładnie na tych samych zasadach jak to ma miejsce od lat w biznesie. Dobrze zarządzane miasto czy gmina to większa szansa na przyciągnięcie inwestorów, a tym samym zwiększenie przychodów w budżecie – podsumowuje Jacek Krywult.

Podobał się artykuł? Podziel się!

 


KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.

ZOBACZ TAKŻE