E-dziennik - narzędzie do wspierania pracy szkoły

• Wakacje to dobry czas na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań w szkole. Podstawą jest tu e-dziennik.
• Dzienniki elektroniczne to zaawansowane narzędzia, które wspierają pracę szkoły, a nie tylko służą do liczenia frekwencji i komunikacji z rodzicami.
• - Sprawnie działające, przyjazne nauczycielom, uczniom i rodzicom rozwiązania budują pozytywny wizerunek samorządu - mówi Krzysztof Giertler z Librusa.

Wydaje się, że koniec roku szkolnego to dobry czas na podjęcie decyzji o wprowadzeniu e-dziennika lub rozszerzenia jego funkcjonalności. Przed szkołami dwa miesiące, żeby się do tego przygotować.

- Z tym różnie bywa. Z jednej strony zmiana roku szkolnego w kontekście wprowadzenia rozwiązań dziennikowych wydaje się najbardziej logiczna, bo szkoła zamyka okres sprawozdawczy na dotychczasowym rozwiązaniu - albo elektronicznym, albo papierowym. I z kolejnym rokiem szkolnym może wprowadzić nowe. Na pewno jednak trzeba się nad tym zastanowić.

Dlatego w rozmowach z dyrektorami zwykle zadaję pytanie, czy jeżeli zmienią dostawcę oprogramowania w czasie wakacji, czyli wtedy, kiedy nauczyciele mają urlop, to będą w stanie z dniem 1 września wystartować z nowymi rozwiązaniami na tyle sprawnie, żeby dokumentacja szkolna była prowadzona poprawnie. I część z nich odpowiada: tak, pracowaliśmy na rozwiązaniu elektronicznym, więc sobie poradzimy.

Czytaj więcej

Wcześniejsze emerytury nauczycieli do poprawki. Dla tych, którzy na nie nie przejdą, specjalna premia

Ale jest też duża grupa dyrektorów, która mówi, że tak szybkie wdrożenie byłoby ryzykowne. I oni wolą traktować cały pierwszy semestr jako okres wdrożenia, wykorzystując w tym czasie równolegle stary system pracy. Dotyczy to zwłaszcza dyrektorów szkół, w których funkcjonują jeszcze tradycyjne dzienniki papierowe.

Podejrzewam, że organy prowadzące wolałyby, żeby to był nowy rok budżetowy…

- Faktycznie, samorządom łatwiej jest wtedy zaplanować wydatki i tam, gdzie rozmawiamy z samorządami, w większości łączymy okresy licencyjne z rokiem budżetowym. Natomiast dyrektorzy przyzwyczajeni są do funkcjonowania w ramach roku szkolnego, ale wtedy należy wziąć pod uwagę, że zawrzeć umowę będzie trzeba  w „gorącym” okresie ich pracy w czerwcu czy sierpniu.

Dziennik elektroniczny w szkole powinien być taki, jakiego ta szkoła potrzebuje

Jeszcze kilka lat temu dziennik elektroniczny w szkole był czymś niecodziennym. Jak to wygląda dzisiaj? Czy dużo jest szkół, które jeszcze go nie mają?

- Obecnie takich szkół jest naprawdę niewiele. Kilkanaście lat temu dziennik elektroniczny był formą ekstrawagancji. Później był traktowany jako dobry sposób na komunikację z rodzicami i ułatwienie pracy w szkole. Ale wszystko zmieniła pandemia COVID-19, kiedy każda szkoła musiała zorganizować nauczanie zdalne i najprostsze było wdrożenie dowolnego dziennika elektronicznego. W tym sensie rynek się nasycił.

W tej chwili mamy ruch, który ten rynek porządkuje. Szkoły dojrzały i wiedzą, czego chcą. Część z nich zaczyna w pełni wykorzystywać systemy, które wdrożyły. Inne szukają rozwiązań, które pozwolą im pracować efektywniej, bo odkryły, że dzienniki elektroniczne są bardzo różne i większość nie realizuje ich potrzeb w sposób wystarczający.

To znaczy? Czym jest teraz dziennik elektroniczny?

- Dzisiaj pod tym pojęciem, przynajmniej w naszym librusowym rozumieniu, nie kryje się już system do odnotowywania frekwencji, ocen czy korespondowania z rodzicami, tylko narzędzie, które oprócz zastąpienia dziennika papierowego (a właściwie kilkunastu już różnych dzienników) ułatwia pracę nauczyciela i dyrektora szkoły.

Funkcjonalność e-dzienników bardzo różni się między sobą

Wraz z tym rozwiązaniem dostarczamy nauczycielowi kontent, czyli rozkłady materiałów, umożliwiamy prowadzenie notatek multimedialnych, zdalne zarządzanie zadaniami. Natomiast dyrektorowi - wiele narzędzi do prowadzenia nadzoru pedagogicznego, które pozwalają mu oceniać jakość pracy nauczyciela na bieżąco. Dyrektor konfiguruje tylko odpowiedni model raportowania i kontrolingu - i dostaje przefiltrowaną informację, na co musi zwrócić uwagę.

Czytaj więcej

Szkoły nagminnie łamią prawo. Może pomogą kuratorzy oświaty?

Funkcjonalność dzienników bardzo różni się między sobą i szkoły, które pracują z nimi dłużej, zaczynają analizować, gdzie ta korzyść jest dla nich największa. A im bardziej są zaangażowane, tym bardziej oczekują rozwiązań kompleksowych, które zautomatyzują większość działań sprawozdawczych, tworzenie dokumentacji oraz wykonywanie nadzoru, a nie tylko pozwolą na tworzenie dokumentów pomocniczych czy robienie ręcznie analiz.

Jak duża jest chęć dokonywania tych wdrożeń, czyli polepszania jakości pracy przy pomocy systemów informatycznych?

- Z tym jest różnie. Ona oczywiście jest większa u dyrektorów, bo oni, będąc menedżerami swoich szkół, realizują więcej zadań. Do zmian skłonni są również wychowawcy, dlatego że korzystanie z dziennika elektronicznego daje im sporo korzyści. Bardzo mnie też cieszy rosnące zaangażowanie JST w poprawianie jakości pracy szkół za pomocą narzędzi informatycznych. Sprawnie działające, przyjazne nauczycielom, uczniom i rodzicom rozwiązania budują pozytywny wizerunek samorządu.

Zachęćmy wobec tego dyrektorów i nauczycieli do tego systemu, bo co do tego, że pomaga on w komunikacji z rodzicami, nikt chyba już nie ma wątpliwości?

- Nasz dziennik ma już 18 lat i wypracowywaliśmy jego funkcjonalność w czasach, kiedy jego stosowanie nie było dozwolone jako jedyny rodzaj dokumentacji. A zatem musiało to być narzędzie tak przygotowane, żeby nauczycielowi, który i tak musiał prowadzić dziennik papierowy, chciało się korzystać jednocześnie z narzędzia elektronicznego.

E-dziennik wspiera pracę każdego nauczyciela, zwłaszcza wychowawcy...

Efektem tego są uproszczenia obecne na każdym poziomie pracy nauczyciela. System w czymś pomaga, coś podpowiada… Na przykład: nie wpisuj tematu lekcji, bo system Ci go podpowie na podstawie zrealizowanego materiału. Nie licz każdej nieobecności, tylko kliknij pole „oznacz nieobecności” i system je wyliczy. Rób pewne rzeczy hurtowo - kopiuj komentarze i opisy w dzienniku. Jak wypisujesz świadectwa - kliknij i przenieś dane się z jednego systemu do drugiego. Z arkuszami ocen i innymi dokumentami jest tak samo. Więc pracując w trakcie lekcji, nauczyciel nie musi się już tym zajmować później.

Z punktu widzenia dyrektora w systemach informatycznych istotne jest to, że - po pierwsze - oni w pewnej mierze mogą się przestać martwić zmianami w legislacji. Dostawcy, tacy jak my, przyjmują na siebie konieczność szybkiego wprowadzenia zmian w sytuacji, w której dzieje się coś, co ma związek z obowiązującym prawem i zmianami organizacyjnymi czy prowadzeniem dokumentacji.

...przede wszystkim jednak pracę dyrekcji szkoły

Przykładem jest tu rozporządzenie ministra edukacji i nauki z 16 czerwca, z którego szkoły dowiedziały się, że dla części roczników świadectwa będą wyglądały inaczej. Spodziewając się tych zmian, wykonaliśmy z wyprzedzeniem wszystkie prace aktualizacyjne i w momencie ukazania się rozporządzenia mogliśmy udostępnić użytkownikom nowe wzory świadectw. Dzięki temu dyrektorzy nie stresowali się tym, że został im tydzień do wydania świadectw, a oni ich nie mają.

Czytaj więcej

Czerwony pasek na świadectwie odchodzi do lamusa? Ta szkoła wprowadza nowe rozwiązanie

Po drugie, są to wszelkie korzyści, które w skali nauczycieli były jednostkowe, a z punktu widzenia dyrektora zaczynają mieć wymiar zbiorczy. Wszystkie raporty, monitoring, nadzór pedagogiczny, który on musi prowadzić, wykonywane są automatycznie, niejako przy okazji, bo system ma wszystkie dane cząstkowe, z których jest w stanie budować różne zestawienia i sprawozdania na dowolne niemal okoliczności.

Dyrektor łatwiej uzyskuje też dostęp do potrzebnych informacji, np. w przypadku pytania policji o jakąś sprawę jest w stanie bardzo szybko stwierdzić, co, kiedy zostało zanotowane, zrobione, kto, kiedy wysyłał informacje rodzicom czy komukolwiek. I w związku z tym niewiele więcej musi robić.

Takie rzeczy dzieją się szybciej i łatwiej, od ręki.

Jaki jest zysk czasowy przy sporządzaniu np. planu lekcji za pomocą systemu? Ile może trwać jego przygotowanie dla szkoły liczącej np. 300 uczniów?

- To zależy od szkoły. Librus zajmuje się wyłącznie sferą dydaktyki w szkole, czyli nie prowadzimy systemów związanych z zarządzaniem finansami, księgowością itd. Co ma tę zaletę, że dostawcy tych systemów chcą z nami współpracować. W związku z czym, jeżeli dyrektor posiada jakikolwiek arkusz organizacyjny firmy Wolters Kluwer, Vulcan czy Krak-Fin, to zawarte w nich dane, takie jak lista nauczycieli, siatka przydziału czynności nauczycieli, listy przedmiotów, listy klas, podziały na grupy mogą być eksportowane do naszych systemów dziennikowych czy układających plany zajęć. Nie ma tu żadnej bariery wynikającej z dostarczania poszczególnych systemów przez różnych producentów.

Tworzenie planu lekcji przestaje być problemem, ale ta funkcja e-dziennika musi być dostępna   

W samym systemie układającym plan lekcji szkoła uzupełnia tylko takie informacje, które są nietypowe, trudne do ściągnięcia cyfrowo. Czyli np. informacje o tym, że nauczyciela etyki mamy do dyspozycji tylko we wtorki i środy, bo w inne dni pracuje w innej szkole, że matematyka ma być prowadzona w konkretnej sali. Kiedy grupy mają się łączyć, a kiedy nie. Jest dużo parametrów miękkich, które szkoły biorą pod uwagę i w zależności od ich liczby oraz ich skomplikowania ten proces różnie wygląda.

W sytuacji wyżów demograficznych, w szkołach liczących po ponad tysiąc uczniów, gdzie brakowało sal szkolnych, trzeba było robić plany na tury i generowało się go dwa dni. W porównaniu z tablicą korkową to było błyskawicznie, ale i tak trwało to długo. Dzisiaj ten proces jest dużo łatwiejszy i przeprowadza go system.

Ile trwa wygenerowanie takiego planu?

- Kilka lub kilkanaście minut, a przy dużej szkole - kilkadziesiąt minut. Oferujemy szkołom rozwiązania chmurowe i szkoła może zadeklarować, jakiej potrzebuje mocy obliczeniowej serwerów w czasie układania planu, co pozwala przyspieszyć ten proces.

Jaki jest obecnie koszt systemu? Wyczytałem gdzieś, że podstawowa wersja e-dziennika to ok. 1100 zł, ale są tam jakieś progi liczby uczniów, po których przekroczeniu trzeba płacić dodatkowo.

- Takie stawki funkcjonowały przed pandemią. Obecnie, w związku z wykorzystywaniem przez szkoły bardziej zaawansowanych wariantów systemu jest to około kilka tysięcy złotych, ale trudno jest podać dokładną kwotę, bo to zależy od liczby uczniów. W przypadku rozwiązań chmurowych, w których dostawca udostępnia swoją infrastrukturę techniczną koszty definiowane są liczbą użytkowników. Więc dla szkoły mniejszej te koszty będą niższe, a dla większej - wyższe.

Czytaj więcej

Negatywne emocje niszczą polskich nauczycieli

Część firm faktycznie robi jakieś bramki, przedziały, po przekroczeniu których trzeba zapłacić więcej. Natomiast my uznaliśmy, że nie można doprowadzać do sytuacji, w której szkoła licząca 210 uczniów płaci tyle samo, co ta z 400 uczniami. Więc jeśli szkoły nie będą identyczne, to dla każdej z nich będzie to nieco inna kwota.

Samo wdrożenie e-dziennika do pracy w szkole nie jest procesem trudnym

Podsumujmy zatem - dziennik elektroniczny w szkole jest potrzebny, a najlepszy czas na wdrożenie, to…

- Zawsze będę szkole rekomendował, żeby spróbowała nowego rozwiązania z nowym rokiem szkolnym. Decyzję o tym, czy będzie to od razu, z dniem 1 września jedyna dokumentacja w szkole, podjąłbym na miejscu dyrektora na podstawie reakcji kadry szkolnej po szkoleniach wdrożeniowych, które są tu niezbędne. Takie szkolenie pozwala ocenić, czy nauczyciele potrzebują jeszcze czasu, żeby się do tego narzędzia przyzwyczaić i trzeba jeszcze prowadzić dokumentację papierową np. przez pół roku czy też można już przejść w pełni na e-dziennik z nowym rokiem szkolnym.

Czy szkolenie wdrożeniowe jest długotrwałe?

- Proces szkoleniowy staramy się realizować w ciągu jednego dnia. W pierwszej kolejności spotykamy się z dyrekcją czy też osobami, które będą w szkole tym systemem zarządzały i administrowały, i z nimi omawiamy, jak ma on działać, jakie wewnętrzne regulacje w ocenianiu ma szkoła oraz pomagamy im wstępnie skonfigurować system. A później spotykamy się z nauczycielami i w trakcie jednego szkolenia dostają oni taki pakiet wiedzy, który zupełnie wystarcza na wykonywanie pracy z wykorzystaniem e-dziennika. Z punktu widzenia nauczyciela to jest proste narzędzie, bo czynności do wykonania nie jest aż tak wiele i kilka godzin wystarcza, żeby to opanować.

Czyli ostatni tydzień sierpnia może być wystarczający na takie wdrożenie?

- Jak najbardziej. I rzeczywiście, koniec sierpnia co roku mamy bardzo obciążony, jeśli chodzi o wdrożenia i związane z nimi szkolenia w szkołach.

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.