To już za rok. Elektroniczna rewolucja nie ominie samorządów
- Wojciech Kuta
- 27 stycznia 2023 - 06:00
Podziel się
0
- Do końca 2023 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie jeszcze dobrowolne.
- Elektroniczny system wystawiania oraz obiegu faktur stanie się obowiązkowy - nie tylko dla podmiotów gospodarczych, ale też m.in. jednostek samorządu terytorialnego.
- - To rewolucyjne wyzwanie, do którego należy przygotowywać się już dzisiaj - zaznacza Ewelina Skwierczyńska, doktor prawa finansowego i doradca podatkowy.
17 czerwca 2022 r. Rada Unii Europejskiej zgodziła się, by fakturowanie elektroniczne (czyli wystawianie faktur ustrukturyzowanych, a nie w dowolnym formacie) było w Polsce obowiązkowe od 1 stycznia 2024 roku. Faktura ustrukturyzowana oznacza, że:
- została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);
- posiada numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.
- Do końca 2023 r. korzystanie z KSeF będzie jeszcze dobrowolne. Jednak wprowadzenie tego systemu jako obligatoryjnego od początku przyszłego roku - między innymi dla przedsiębiorców czy jednostek samorządu terytorialnego - to rewolucja i już teraz stanowi ogromne wyzwanie, do którego należy się dobrze przygotować - zwraca uwagę Ewelina Skwierczyńska, doktor prawa finansowego i doradca podatkowy współpracująca z samorządami.
Przypomina, że od 1 stycznia 2024 r. nie będzie już możliwości wystawiania not korygujących do faktur wystawionych w KSeF.
Wystawianie i autoryzacja elektronicznych faktur w KSeF
Poniżej najważniejsze etapy wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur:
- podatnik przygotowuje dane faktury w swoim systemie informatycznym dla wystawiania faktur, w rządowym programie e-mikrofirma lub w programie interfejsowym KSeF;
- przesłanie danych faktur do KSeF:
- może nastąpić bezpośrednio z programu podatnika (jeżeli jest zintegrowany z KSeF),
- podatnik może również przygotować plik XML zawierający dane faktury (taki plik musi być zgodny z formatem faktury VAT opublikowanym przez Ministerstwo Finansów),
- podatnik zaczytuje program poprzez oprogramowanie interfejsowe KSeF,
- w przypadku wystawiania faktur w programie interfejsowym KSeF lub w programie e-mikrofirma wysyłka nastąpi automatycznie; - autoryzacja - wysyłka danych faktury może nastąpić tylko poprzez uwierzytelnienie tej wysyłki:
- przez podatnika będącego osobą fizyczną - przy użyciu: podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub tokenu (generatora kodów jednorazowych),
- przez podatnika nie będącego osobą fizyczną (np. samorządową jednostkę organizacyjną) - przy użyciu: pieczęci elektronicznej lub tokena utworzonego za pomocą pieczęci elektronicznej,
- przez osobę lub podmiot upoważniony przez podatnika poprzez właściwe narzędzie autoryzacyjne; - walidacja faktury - polega na zbadaniu przez system (KSeF), czy faktura spełnia techniczne wymogi struktury faktury VAT (przede wszystkim, czy wszystkie pola obowiązkowe zostały wypełnione oraz czy dane wskazane w poszczególnych polach są zgodne z danymi wymaganymi przez strukturę);
- wystawienie faktury przez KSeF - jeżeli wysyłka i walidacja faktur przeprowadzone zostaną pozytywnie, podatnik otrzyma potwierdzenie dokonania wysyłki. Następnie KSeF potwierdzi wystawienie faktury i prześle UPO (urzędowe poświadczenie odbioru), w którym potwierdzi między innymi:
- numer i datę wystawienia faktury,
- numer identyfikujący fakturę w KSeF,
- datę nadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
Wysyłka faktur do KSeF bez autoryzacji nie będzie możliwa
- Wysyłka danych faktur do KSeF bez odpowiedniej autoryzacji nie będzie możliwa. Jedną z metod takiej autoryzacji jest wygenerowany token, stanowiący nadanie określonego uprawnienia. Będzie służył do uwierzytelniania się w Krajowym Systemie e-Faktur - opisuje Ewelina Skwierczyńska.
- Autoryzacja wysyłki tokenem zapisanym w systemie informatycznym wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Potem następuje weryfikacja żądania, czyli wystawienie przez KSeF urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) - dodaje.
Zalety tokenów w uwierzytelnianiu wysyłki faktur do KSeF:
- brak konieczności używania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego do autoryzowania operacji w KSeF,
- możliwość autoryzowania wystawiania faktur w KSeF automatycznie przez system informatyczny,
- możliwość automatycznego dostępu do e-faktur z KSeF przez dział księgowości,
- brak konieczności upoważniania nowych osób w przypadku zmian personalnych wśród fakturzystów lub księgowych.
- Oczywiście o wyborze metody uwierzytelniania faktur w KSeF decyduje dana jednostka samorządu terytorialnego, uwzględniając swoją specyfikę, możliwości, budżet itp. Być może warto uregulować tę kwestię drogą stosownego zarządzenia - mówi Ewelina Skwierczyńska.
Krajowy System e-Faktur nie jest wirtualnym urzędem skarbowym
- W skrócie cały ten obrót wygląda tak: zaczynamy od przesłania żądania dostępu do faktur wystawionych np. na gminę (w celu ich pobrania z KSeF), dalej następuje autoryzacja tego żądania tokenem zapisanym w naszym systemie, weryfikacja żądania przez KSeF, umieszczenie faktury w bazie faktur otrzymanych przez jednostkę organizacyjną samorządu oraz pobranie faktur do systemu informatycznego JST - wymienia ekspertka.
- Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, o ile oczywiście dostaniemy UPO (urzędowe poświadczenie odbioru). Natomiast faktura jest uznawana za otrzymaną przez nabywcę wtedy, gdy KSeF przydzieli jej numer identyfikacyjny - tłumaczy prawniczka.
- Pamiętajmy ponadto, że KSeF jest swoistą bramką do faktur. Natomiast Krajowy System e-Faktur nie jest wirtualnym urzędem skarbowym, który np. zatrzyma błędnie wystawione faktury - zastrzega Ewelina Skwierczyńska.
Szkolenia dotyczące systemów księgowo-finansowych w samorządach
- Jeżeli faktura ma trafić np. do konkretnej jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego, planuje się, aby na fakturze w KSeF wpisywane były dwa NIP-y - NIP nabywcy, czyli gminy, ale przy danych odbiorcy także NIP danej jednostki organizacyjnej tejże gminy. Po tych numerach faktury będą mapowane w systemach księgowo-finansowych na przykład poszczególnych szkół, przedszkoli, urzędów czy zakładów budżetowych, MOPS-ów itd. - wyjaśnia ekspertka.
Zaznacza jednak, że wciąż trwają prace nad ostateczną wersją projektu przepisów wprowadzających Krajowy Systemu e-Faktur, czyli nad nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
- Dlatego na wiele kwestii związanych z ustrukturyzowanymi fakturami w KSeF będą zwracali uwagę podczas szkoleń dostawcy oprogramowania, między innymi dla jednostek samorządu terytorialnego - przyznaje ekspertka.
- Nadal część istotnych kwestii związanych z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur stanowi niewiadomą, stąd nie ma już teraz potrzeby, by gorączkowo żądać od informatyków - m.in. w samorządowych urzędach - wdrażania określonych funkcjonalności dotyczących faktur w KSeF. Najpierw musimy poznać ostateczną wersję ustawy - podsumowuje Ewelina Skwierczyńska.
Za wystawienie faktury poza KSeF grozić będą kary finansowe
Ekspertka przypomina, że zgodnie z projektowaną regulacją, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika (w drodze decyzji) karę pieniężną, która będzie mogła wynieść do 100 proc. wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, natomiast w przypadku faktury bez wykazanego podatku - do 18,7 proc. wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Kara pieniężna nie będzie mogła wynieść mniej niż 1000 zł - w przypadku, jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem.
W przypadku, gdy faktura do KSeF nie zostanie przesłana w terminie, kara nie będzie mogła wynieść mniej niż 500 zł.
Przepisy dotyczące kar pieniężnych mają wejść w życie z półrocznym opóźnieniem, czyli od 1 lipca 2024 r.
––––
Wszystkie wypowiedzi i informacje pochodzą z webinaru pt. "Jak rozliczyć VAT w jednostkach samorządu terytorialnego w 2023 r.", który został zorganizowany przez EIB 19 stycznia.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.
