Energia może być tańsza, trzeba tylko wiedzieć, jak po nią sięgnąć

Czy instytucje publiczne, w tym także samorządowe, zobligowane do stosowania prawa zamówień publicznych, dobrze i skutecznie wykorzystują przetarg do zaopatrzenia się w energię elektryczną?

Artur Dembny, dyrektor Departamentu Sprzedaży w Veolia Energy Contracting Poland:
Niestety nie zawsze w pełni wykorzystują możliwości, jakie daje ten instrument. Mówię to z pełną odpowiedzialnością, mając za sobą niemal 14 lat doświadczeń z aktywnego ofertowania w przetargach na dostawy energii elektrycznej, czyli od momentu uwolnienia rynku energetycznego w Polsce. Przerabiałem wraz z zespołem nawet od 3000 takich postępowań rocznie, więc widzę jak na dłoni, jakie błędy były i dalej są popełniane w przygotowaniach do przetargu.

To jakie to błędy są najczęściej popełniane w postępowaniach przetargowych?

AD: Może zacznijmy od tego, że nie wszyscy organizują przetargi. Nie robią ich… bo nie muszą. I wcale nie chodzi tutaj o progi kwotowe, tylko o to, że u pewnej części podmiotów zobligowanych do stosowania prawa zamówień publicznych (PZP), ciągle jeszcze obowiązują tzw. umowy kompleksowe zawarte na czas nieokreślony. Takie umowy zostały zawarte przed 2007 r. z miejscową firmą energetyczną i są co roku aneksowane o nowe stawki. Z formalnego punktu widzenia nie dochodzi od lat do zawarcia nowych umów, zatem PZP stosować nie trzeba. Efekt? Tacy klienci, w tym jednostki samorządu terytorialnego (JST) , płacą za energię jak za zboże, znacznie więcej niż ci, którzy, otworzyli się na innych sprzedawców prądu. Robią to niejako na własne życzenie.

- Ale czym to jest spowodowane? Brakiem wiedzy, wygodą?

AD: Myślę, że brakiem świadomości, że można to zmienić, ale też faktem, że żaden doradca, który by podpowiedział, jak poprawnie skorzystać z wolnego rynku, do tej gminy czy spółki komunalnej jeszcze nie dotarł. Czasem również dlatego, że zamawiających zniechęca perspektywa zwiększonych nakładów pracy z tytułu posiadania oddzielnej umowy na dystrybucję i na sprzedaż energii.

- Co w takim razie powinny zrobić JST stosujące ten nie do końca w pełni konkurencyjny wariant przetargu, aby skorzystać wreszcie z uwolnionego rynku?

AD: Wziąć udział w konsultacjach, które organizujemy 28 maja (szczegóły na https://www.veolia.pl/seminarium-zakup-energii-i-gazu ). Veolia, która jest już na polskim rynku prawie 25 lat, zawsze jest gotowa wesprzeć klienta, za darmo, w organizacji zakupów energii elektrycznej. A także zwróci uwagę na to czego unikać na bazie wieloletnich obserwacji. Mógłbym podać przykład spółki komunalnej, która od lat organizuje mało konkurencyjny przetarg na umowę kompleksową dla dużej miejskiej grupy zakupowej, bo chce mieć mniej pracy z fakturami – przy takim rozwiązaniu ma ich dokładnie o połowę mniej niż gdyby zrobiła przetarg otwarty tylko na dostawy energii elektrycznej. Za tą wygodę płaci jednak miejscowy podatnik. Jest wiele takich przykładów, gdzie przetarg jest formalnie poprawny, ale nie jest on efektywny ekonomicznie. Myślę, że w tym kontekście warto sięgnąć po pomoc i zwyczajnie najpierw zbadać rynek wykonawców.

- A jest taka potrzeba? Przecież w Internecie jest dostępna potężna baza wiedzy wynikająca z doświadczeń z funkcjonujących od kilku lat miejskich czy metropolitalnych albo samorządowych grup zakupowych. Czy zatem nie wystarczy skopiować takie przećwiczone i sprawdzone w boju dokumentacje przetargowe?

AD: Nie zawsze jest to dobry pomysł, bo te „gotowe” dokumentacje przetargowe wcale nie bywają najlepsze. Grupowe zakupy energii w ostatnich latach poszły przede wszystkim w kierunku nieustannego powiększania liczebności grup. Ich twórcom wydawało się, i dalej się chyba wydaje, że im większa grupa – tym lepsze warunki cenowe można uzyskać. Może taki mechanizm działa na innych rynkach, ale na rynku energii na pewno nie. Wytłumaczenie jest bardzo proste – im bardziej zwiększa się grupa zakupowa, tym większa jest wartość samego przetargu, a co za tym idzie, zaczynają się pojawiać elementy, które przekładają się na zwiększoną cenę ofertową. Wadium, zabezpieczenie, gwarancje, znaczący koszt jednorazowego przeprocesowania takiego przetargu, zabezpieczenie kosztów potężnego zakupu po stronie sprzedawcy, które są przecież skalkulowane w cenie ofertowej. W miarę zwiększania wolumenu przetargu, z udziału w nim zaczynają być eliminowani mniejsi sprzedawcy, którzy przeważnie mają znacznie atrakcyjniejsze ceny niż największe grupy energetyczne. I efekt jest odwrotny do zamierzonego. Pomijam kosztowny wysiłek organizacyjny, który przygniata nieraz organizatora takiej dużej grupy zakupowej. Mógłbym podać wiele przykładów, w których właśnie ten czynnik spowodował po jakimś czasie rozpad dużej grupy zakupowej, bo post factum okazywało się, że bałaganu w zebraniu dokumentów i późniejszym rozliczaniu nie sposób opanować. Rozstrzygnięcia pokazują, że mniejsze przetargi bardzo często dają ceny o kilkanaście procent niższe od ofert dla przetargów dla dużych grup zakupowych.

- To podsumujmy rozmowę. Jakie mają być w końcu te przetargi?

AD: Najlepsze ceny można uzyskać w przetargach na kilka tysięcy MWh rocznego zużycia, gdzie jest w miarę spójna, miejska czy gminna grupa zakupowa, w skład której wchodzą: urząd, szkoły, przedszkola, żłobki i spółki komunalne. Ale już podmioty komunalne, często będące zamawiającym sektorowym, otrzymują dużo lepsze oferty, gdy robią swoje indywidualne postępowanie, czasem nawet zwykłe zapytanie ofertowe, i odłączają się od grupy zakupowej (spadają wtedy najczęściej poniżej progu). Oczywiście pod warunkiem, że przepytają cały rynek, a nie dwóch-trzech największych graczy. Wiedza o tym kogo pytać i kiedy, w jakiej porze roku pytać także jest kluczowa. Gdy patrzę na wieloletnią bazę danych o rozstrzygnięciach przetargów i ofertach w zapytaniach ofertowych, które organizują sobie samodzielnie spółki komunalne, jestem w stanie przekonać każdego rozmówcę do tej metody.

- Przekonać do czego?

AD: Do tego, aby po pierwsze zrobić przetarg, po drugie na same dostawy energii elektrycznej, a nie na umowę kompleksową, po trzecie – nie tworzyć gigantycznej grupy zakupowej. A tam, gdzie mamy niezależne podmioty, np. spółki gminne, i wartości zamówienia są poniżej progu, robić zapytania – efekt będzie jeszcze lepszy. To całkowicie dozwolone i nie ma tutaj mowy o jakimś dzieleniu zamówienia. Veolia chętnie podzieli się swoją wiedza na ten temat z zainteresowanymi miastami i gminamiz założenia bowiem bardzo szeroko wspieramy samorządy, także w opracowaniu strategii, kierowaniu środków finansowych na najefektywniejsze rozwiązania i wdrażaniu usług wspierających zarządzanie współczesnymi miastami w obszarach energii, wody i odpadów.

Dr Artur Dembny – Dyrektor Departamentu Sprzedaży w Veolia Energy Contracting Poland – spółce obrotu energią elektryczną. Wcześniej przez wiele lat zarządzał zespołem sprzedażowym z jednej z państwowych grup energetycznych, z którym wygrywał największe przetargi na dostawy energii elektrycznej. Był prezesem komunalnej spółki energetycznej, organizował zakupy energii dla miejskiej grupy zakupowej oraz spółek gminnych. Radny gminny dwóch kadencji.