PARTNER PORTALU
  • BGK

Inwentaryzacja w urzędzie nie musi być udręką

  • AW    7 marca 2017 - 10:20
Inwentaryzacja w urzędzie nie musi być udręką
Ilość czynności biurokratycznych potrzebnych, by w ogóle inwentaryzację rozpocząć, przyprawiłaby o zawrót głowy niejednego Kowalskiego (fot. Fotolia)

• Podobnie jak przedsiębiorstwa, także jednostki administracji publicznej zobowiązane są cyklicznie przeprowadzać czynności inwentaryzacyjne.
• To nielubiane przez urzędników czynności z powodu swej czasochłonności i konieczności wypełniania startów dokumentów zgodnie z procedurami.
• Jak więc znakować, a potem zliczać majątek, by uniknąć chaosu organizacyjnego?




Ilość czynności biurokratycznych potrzebnych, by w ogóle inwentaryzację rozpocząć, przyprawiłaby o zawrót głowy niejednego Kowalskiego. Do gąszczu procedur dochodzi kwestia ilości i rozłożenia składników majątkowych na różne pomieszczenia i budynki oraz ilość osób odpowiedzialnych za liczenie środków trwałych.

Automatyzacja dzięki kodom

W zakresie procesów inwentaryzacyjnych urzędnikom przychodzą dziś z pomocą nowe technologie.

Znakowanie majątku etykietami i tagami RFID to sposób na automatyzację procesu inwentaryzacji w jednostce publicznej. Sposób działania technologii RFID (Radio Frequency Identification) jest stosunkowo prosty: do przedmiotów przyczepione są specjalne urządzenia zdawczo-odbiorcze, czyli właśnie tagi lub znaczniki, które zawierają układy elektroniczne z zakodowanymi danymi i anteną odbiorczo-nadawczą. Zapis i odczyt danych odbywa się z pomocą fal radiowych przy użyciu czytnika RFID wraz z anteną. Znakowanie środków trwałych tagami RFID zapobiega niemożliwości odczytania numeru inwentarzowego, powstałej np. w wyniku uszkodzenia tradycyjnego oznaczenia.

Wdrożenie specjalistycznego programu komputerowego w połączeniu ze znakowaniem majątku kodami kreskowymi lub etykietami i chipami RFID to, zdaniem ekspertów, oszczędność czasu potrzebnego do ewidencji środków trwałych rzędu 90 proc.

- Etykiety kodów kreskowych i tagi RFID to, dzięki wykorzystaniu czytnika mobilnego, błyskawiczny odczyt numerów inwentarzowych, niemożliwy do uzyskania tradycyjnymi metodami inwentaryzacyjnymi – mówi Jacek Krywult, prezes PWSK, firmy inżynieryjnej, projektującej i wdrażającej technologie RFID w biznesie i administracji publicznej. - Ponadto, odczytane dane bez problemu prześlemy do zintegrowanego z czytnikiem oprogramowania komputerowego do inwentaryzacji. W ten sposób pozbywamy się żmudnego przepisywania arkuszy inwentaryzacyjnych do Excela, a co więcej – oprogramowanie inwentaryzacyjne pozwala na automatyczne generowanie różnorodnych raportów potrzebnych do rozliczeń finansowo-księgowych – dodaje.

Czytnik jak w sklepie

Istotny jest również fakt, iż w znacznikach RFID można zakodować dużą ilość danych, które odczytywane są przez program do inwentaryzacji odpowiednio z nimi zintegrowany. Ponadto, istnieje tak duża różnorodność tagów RFID, że praktycznie można nimi oznakować wszystkie środki trwałe, jakie posiada administracja publiczna i co ważne, oznaczenie jest unikalne i nie do podrobienia.

Wdrożenie programu komputerowego do szybkiej inwentaryzacji w urzędzie to także możliwość połączenia w jednym systemie tradycyjnych numerów inwentarzowych, etykiet kodów kreskowych i technologii RFID.

- Taka automatyzacja znacznie ułatwia pracę urzędników, a w konsekwencji podnosi wydajność całej jednostki administracyjnej. Współczesność wymusza na miastach i gminach rywalizację względem konkurencyjności – dokładnie na tych samych zasadach jak to ma miejsce od lat w biznesie. Dobrze zarządzane miasto czy gmina to większa szansa na przyciągnięcie inwestorów, a tym samym zwiększenie przychodów w budżecie – podsumowuje Jacek Krywult.

Facebook Podobał się artykuł? Podziel się!




REKLAMA




×
KOMENTARZE (0)

Artykuł nie posiada jeszcze żadnych komentarzy.




Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.