Pracownicze Plany Kapitałowe w samorządach. Jak pokonać przeszkody?

- W tej chwili fundusze PPK mają już roczną historię. To już jest coś, na czym samorządy mogą się oprzeć - mówi wiceprezes zarządu TFI PZU Marcin Żółtek (Fot. media.pzu.pl)

Czytaj PPK w samorządach zgodnie z harmonogramem. Resort argumentuje.

Oni już wybrali. Ilu pracowników przystąpi?

Procedurę wyboru instytucji finansowej w Zarządzie Województwa Pomorskiego nadzorował Departament Organizacji, który – co już postanowiono - będzie też prowadził PPK w Urzędzie Marszałkowskim w Gdańsku.

- Po przeprowadzeniu procesu wyboru jednostki finansowej wdrażającej PPK, zawarto umowę o zarządzanie PPK z Towarzystwem Funduszy Inwestycyjnych PZU SA z wynagrodzeniem stałym za zarządzanie w wysokości 0,1 proc. wartości aktywów netto subfunduszu w skali roku (wynagrodzenie może być pobierane wyłącznie pod warunkiem osiągnięcia dobrych wyników subfunduszy) oraz wynagrodzeniem zmiennym za zarządzanie poszczególnymi funduszami w wysokości od 0,22 proc. do 0,45 proc. – wylicza rzecznik prasowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego Michał Piotrowski.

We wspomnianym urzędzie zatrudnionych jest aktualnie 89 osób  w wieku powyżej 55 lata a przed 70. rokiem życia (na 932 łącznie), z którymi urząd zawrze umowę o prowadzenie PPK wyłącznie na ich wniosek.

Samorządy, z którymi rozmawialiśmy, nie były na razie w stanie podać, ilu pracowników przystąpiło do PPK.

- W Urzędzie Gminy Chełmiec zatrudnionych jest 66 pracowników. Obecnie nie mamy jeszcze informacji, kto z nich ostatecznie przystąpi do PPK. Będziemy dopiero prowadzić akcję informacyjną  – twierdzi sekretarz Artur Boruta, odpowiedzialny za PPK w tym urzędzie.

Gmina Chełmiec też ma już podpisaną umowę o zarządzanie.

Urząd Miejski w Świdnicy informuje, że takie informacje będzie mógł przekazać dopiero za kilka tygodni.

- Dopiero przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK będą prowadzone szkolenia dla pracowników i po tym fakcie pracownicy będą składali deklaracje przystąpienia do PPK (osoby między 55., a 70. rokiem życia) lub rezygnacji z PPK (osoby między 18., a 50. rokiem życia) – zwraca uwagę rzecznik urzędu Magdalena Dzwonkowska.

Dopiero przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK będą prowadzone szkolenia dla pracowników UM w Świdnicy i jednostek podległych i po tym fakcie pracownicy będą składali deklaracje przystąpienia do PPK (Fot. um.swidnica.pl)

Nie wszystko jest proste, a pandemia sprawy nie ułatwia

JST spodziewają się pewnych problemów z wprowadzeniem PPK. Niektóre już się pojawiły. Część samorządów informuje, że na ich zdiagnozowanie jeszcze za wcześnie, inne wskazują konkretne przeszkody.

Mowa przede wszystkim o przeprowadzeniu konsultacji związanych z wyborem instytucji zarządzającej ze stroną społeczną. W czasie pandemii, kiedy część urzędników pracuje w trybie zdalnym, a niektórzy są na kwarantannie/izolacji, utrudniony jest wybór reprezentacji pracowników, która musi zaakceptować wybór tej instytucji.

- Jeśli nie ma możliwości skonsultowania się ze wszystkimi pracownikami w formie zdalnej, można spróbować umówić spotkanie w tradycyjnym, stacjonarnym trybie – z udziałem węższej reprezentacji oraz przy zachowaniu wszelkich wymogów sanitarnych - mówi wiceprezes TFI PZU Marcin Żółtek. - Konsultacje to element wyraźnie przez ustawodawcę zaznaczony, dlatego warto go odpowiednio udokumentować i sformalizować.

Jednocześnie zwraca uwagę, że ponieważ pandemia trwa już ponad 10 miesięcy, to pracodawcy prawdopodobnie zdążyli wypracować skuteczne sposoby kontaktowania się z pracownikami.

Czytaj Jak przebiega wdrożenie i obsługa PPK? Lista kroków

Kilka form przekazywania informacji

Zdaniem samorządów, podobne problemy związane z przekazaniem informacji o PPK będą występować w okresie wdrożenia i zbierania oświadczeń od pracowników – jeżeli pandemia nadal będzie trwać.

- Narzędzia przekazywania informacji rozwijamy już od dłuższego czasu. Podstawową i chyba najlepszą formą są webinaria, mające formę interaktywną, podczas których można z powodzeniem wyjaśnić wszystkie wątpliwości. Można także samodzielnie zapoznać się z informacjami na temat PPK. Mam na myśli wszelkiego rodzaju filmy instruktażowe i prezentacje, których dużo udostępniamy na naszej stronie internetowej – wymienia Marcin Żółtek.

TFI PZU dostarcza też ulotki i plakaty. Jeśli pracodawca jest zainteresowany właśnie taką formą, to może otrzymać zarówno projekt, jak i gotowe już wydrukowane materiały, które mogą być dystrybuowane wśród pracowników.

- Ponadto proponujemy pracodawcom proste szkolenie dla pracowników zakończone wydaniem certyfikatu wiedzy o PPK. Jednocześnie pracodawca może mieć podgląd, kto takie szkolenie ukończył, wygenerować raport, co może służyć jako udokumentowanie tych działań – zwraca uwagę wiceprezes TFI PZU. - Ale nie ma wymogów ze strony ustawodawcy dotyczących udokumentowania – zastrzega.

Jeżeli ktoś przystąpi do PPK, to otrzyma od TFI PZU pakiet powitalny, czyli cały zestaw informacji. Firma przekaże je tradycyjną pocztą, jeśli dana osoba nie ma dostępu do internetu.

Zobacz 1/3 małych i średnich firm podpisała już umowy o zarządzanie PPK

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych

- Odrębnym obszarem ryzyka, zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych tak, by od kwietnia 2021 r. pracodawcy naliczali prawidłowo składki i przekazywali je do instytucji finansowych – wskazuje Daria Kulczewska z Urzędu Miasta Poznania.

Marcin Żółtek wyjaśnia, że samo przygotowanie systemu leży po stronie pracodawcy, a instytucja zarządzająca nie ma możliwości ingerowania w jego modyfikację.

- Komunikacja z systemem instytucji zarządzającej ma formę wystandaryzowanej wymiany plików. Każdy jest w stanie przy pomocy np. programu Excel przekazać te dane instytucji finansowej. Jest to rozwiązanie, które u znakomitej większości pracodawców funkcjonuje. Taki plik jest generowany z systemu kadrowo-płacowego i dzięki zwykłemu przeciągnięciu do systemu obsługującego PPK te dane są zaczytywane. Na poziomie importu pliku sprawdzana jest poprawność danych, wykazywane są ewentualne błędy. I to działa – zaznacza wiceprezes TFI PZU.

Są też inne możliwości.

- Dla pracodawców, którzy mają taką potrzebę, istnieje możliwość zintegrowania systemu kadrowo-płacowego z naszym systemem e-PPK, dzięki zautomatyzowanej wymianie danych. Oferujemy ze swojej strony prezentację wymagań technicznych i przetestowanie tego łącza oraz sprawdzenie poprawności transmisji – dodaje Marcin Żółtek.